This absence protocol describes the rights and obligations of both the employee and the employer in the event of sickness absence and reintegration. The aim is an effective and rapid return to suitable work, in accordance with the Gatekeeper Improvement Act.

2.1 Introduction Intake interview

Location: Vorden
Goal:

• Getting to know HR.
• Introduction of the location.
• Explanation of the reintegration process.
• Making an appointment with the occupational health and safety physician.

2.2 Preparation of the occupational health physician

Location: Vorden

Goal:

• Evaluation of the past period.
• Preliminary discussion of the appointment with the occupational health physician (date, time, transportation).
• Preparing for the interview with the occupational health and safety physician.

2.3 Appointment with the occupational health and safety physician

Location: Vorden (or other designated location)
Goal:

• Carrying out the medical examination by the occupational health and safety physician.
• Determining employment opportunities and limitations.

2.4 Occupational health and safety physician evaluation

Location: Vorden
Goal:

• Follow-up discussion of the appointment with the occupational health physician
• Explain the Plan of Action (PvA).

2.5 Discussing the Plan of Action (PvA)

Location: Vorden
Goal:

• Discussing the Occupational Health and Safety Physician's Report
• To establish
  of the Action Plan.
• First edition of the PvA.

2.6 Evaluation PvA

Location: Vorden
Goal:

• Evaluation of the implementation of the PvA.

2.7 Progress PvA

Location: Vorden
Goal:

• Monitor the progress of the PvA.
• Possible adjustment of the reintegration plan.

2.8 Closing the Trajectory

Location: Vorden
Goal:

• Final evaluation of the PvA.
• Assessment of whether reintegration has been successful or whether further steps are necessary.

• The employee reports on the first day of illness in accordance with the applicable procedure.
• The employee is obliged to actively cooperate in the reintegration process, including following the advice of the occupational health and safety physician and accepting suitable work.
• The employee is required to appear at all scheduled appointments. In case of absence, this must be reported in a timely manner and with a valid reason.
• The employee must immediately report any changes in his medical situation.

• The employer draws up an Action Plan together with the employee.
• The employer will provide suitable work if possible.
• The employer monitors and supports the reintegration process.
• The employer reports long-term absence to the UWV in a timely manner (42nd week notification).

If the employee does not comply with the reintegration obligations without a valid reason, the following measures may be taken:

• Suspension of wages as long as the employee does not cooperate.
• Termination of wages in case of structural refusal.
• Dismissal in case of repeated refusal to work after warnings and sanctions.

This absence protocol is a fixed part of the absence policy of A12 Personeelsdiensten. Deviations from this protocol are only possible after approval by the employer.

Op basis van de probleemanalyse en het bijbehorende advies, stellen werkgever en medewerker samen een plan van aanpak op voor het bereiken van herstel. Zodra dit plan door beide partijen is vastgesteld ontvangt.

De Wet verbetering Poortwachter verplicht werkgevers om alle inspanningen die zijn ondernomen om te komen tot een succesvolle werkhervatting, in het re-integratiedossier vast te leggen. Dit kunnen gespreksverslagen zijn, maar ook terugkoppelingen van (evaluatie)spreekuren en bijstellingen van het vastgestelde plan van aanpak, evenals van de eerstejaarsevaluatie. In een zeer klein percentage van alle verzuimgevallen is terugkeer naar het werk binnen twee jaar niet mogelijk. In dat geval krijgen werkgever, werknemer te maken met een WIA-aanvraag. De werkgever en werknemer gebruiken de gegevens uit het re-integratiedossier om het re-integratieverslag samen te stellen, dat nodig is bij het aanvragen van de WIA door werknemer.

Medewerker en werkgever zijn samen verantwoordelijk voor het herstel en een zo spoedig mogelijke verantwoorde terugkeer naar het werk. Zij werken samen aan de begeleiding enactiviteiten die hierop gericht zijn, bijvoorbeeld training, scholing, gedeeltelijke werkhervatting en werkaanpassing. De medewerker stelt zich actief op in dit proces.

Tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid werkt de medewerker optimaal mee aan zijn herstel en houdt zich aan de gemaakte afspraken met de Arbo- bedrijfsarts en zijn werkgever.

De Arbo- bedrijfsarts adviseert over de mogelijke datum waarop de medewerker het werk kan hervatten. Is de medewerker niet in staat om op de afgesproken dag weer aan het werk te gaan, dan licht de medewerker onmiddellijk de direct leidinggevende in.

Een medewerker kan op eigen initiatief contact opnemen met de arbodienst over gezondheid en werk, bijvoorbeeld door het open spreekuur bezoeken, ook als er geen sprake is van arbeidsongeschiktheid. Ook personeelsvertegenwoordigingen kunnen van dit spreekuur gebruikmaken. De werkgever wordt niet te worden ingelicht over deze contacten.

Wanneer een medewerker op vakantie wil tijdens arbeidsongeschiktheid, heeft hij hiervoor toestemming nodig van zijn direct leidinggevende. Indien de medewerker met vakantie of verlof gaat, dan dient de medewerker hiervoor zelf verlof voor op te nemen.

Voor een ziekmelding vanuit het buitenland gelden dezelfde regels als voor een ziekmelding vanuit Nederland. Dit houdt in dat verzuim dat ontstaat in het buitenland bij de direct leidinggevende wordt gemeld conform de eerder omschreven wijze. Daarnaast moet zo spoedig mogelijk een lokale huisarts ingeschakeld worden voor een medische verklaring.

Deze verklaring moet de volgende gegevens bevatten:

• De aard van de ziekte;

• Het verloop van de ziekte;

• De ingestelde therapie;

• Een verklaring van medische ongeschiktheid tot reizen (indien van toepassing).

Als een medewerker het niet eens is met adviezen of uitspraken van de bedrijfsarts of met voorstellen of activiteiten van zijn werkgever, kan hij een deskundigenoordeel, second opinion, aanvragen bij het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen). De kosten van een deskundigenoordeel zijn voor de aanvrager en op te vragen bij het UWV.

Houdt een medewerker zich niet aan de afspraken uit het protocol of werkt hij niet voldoende mee aan zijn herstel, dan kan dit leiden tot een waarschuwing. Als er geen verbetering optreedt, en er 3 waarschuwingen gegeven zijn, heeft de werkgever het recht om de loondoorbetaling op te schorten of zelfs stop te zetten. Als ook hier geen verbetering optreedt, volgt er een ontslag op staande voet. Dit wordt overigens ook door het UWV van werkgever verwacht te doen.

De werkgever en arbodienst zien erop toe dat privacygevoelige gegevens optimaal worden beschermd tegen onbevoegden. In het privacyreglement is precies vastgelegd wie bepaalde gegevens mag inzien, hoe lang ze worden bewaard en hoe wordt voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot deze informatie.

Medische informatie is uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers van de arbodienst of Arbo- bedrijfsartsen die gehouden zijn aan het beroepsgeheim en diensten die zij voor de werkgever verrichten. In bepaalde situaties kan de bedrijfsarts het wenselijk achten bepaalde informatie wel aan de werkgever te verstrekken, bijvoorbeeld om beperkingen aan te geven ten behoeve van werkaanpassing. In een dergelijk geval wordt de medewerker altijd eerst om toestemming gevraagd.

* Overal waar 'hij' en 'hem' staat, kan vanzelfsprekend ook 'zij' en 'haar' worden ingevuld.